Werken op afstand 

Werken op afstand

Toen de pandemie in 2020 begon, had dit een grote impact op het dagelijks leven van iedereen. Plotseling begonnen de meeste mensen thuis te werken, dit gold ook voor Wuzzon. Tijdens de pandemie ontdekten we dat thuiswerken voor sommigen voordelen heeft, waaronder efficiënter werken en meer vrije tijd omdat er geen woon-werkverkeer nodig is. Daarom heeft Wuzzon besloten om volledig op afstand te werken, zelfs nadat de pandemie is afgelopen.

Toch is volledig op afstand werken met een bedrijf geen kleine stap en er zijn nogal wat zaken om rekening mee te houden. In deze blog delen we enkele tips over hoe je het doel kunt bereiken om een high-performing team volledig op afstand op te bouwen.

In deze blog gaan we in op een aantal hulpmiddelen en technieken die je kunt gebruiken om efficiënt thuis (of in het buitenland) te werken. We bespreken ook hoe je doelen kunt stellen en hoe je ervoor zorgt dat iedereen aan dezelfde doelen werkt. Ten slotte zullen we het hebben over wellicht het grootste probleem bij werken op afstand, namelijk hoe je eenzaamheid kunt voorkomen en hoe je verbonden blijft terwijl je niet fysiek samenwerkt.

Ken je team

In een volledig op afstand opererend bedrijf is het allereerst belangrijk om te beseffen dat er altijd verschillende mensen en dus persoonlijkheden in een team zitten. En dat is maar goed ook, anders zouden er geen geweldige discussies ontstaan en zou het eerlijk gezegd best saai zijn. Verschillende types mensen in een team betekent echter wel dat zij verschillende verwachtingen en waarden hebben.

Bij werken op afstand is het belangrijk om te weten wat voor type mensen je in je team hebt en wat hun sterke punten zijn. Je wilt immers iedereen laten werken waar ze goed in zijn. Een goede manier om te achterhalen wat voor type mensen je in je team hebt is: Strengst finderDit boek bevat een enquête die je kunt doen. Na het invullen van de enquête krijg je inzicht in waar je binnen je team je energie het beste op kunt richten.

“When you put most of your energy into developing your natural talents, growth will come naturally!”

Tom Rath, 2007

Samenwerken

Als je weet wie er in je team zit, kun je je focussen op hoe je met je teamleden kunt samenwerken. Wist je dat de grootste uitdaging voor remote teams juist samenwerking is? Samenwerken op afstand is lastig en vormt, samen met eenzaamheid, de grootste uitdaging voor je team. Het is moeilijker om even snel te overleggen. Gesprekken duren langer omdat je niet zomaar even iemand op de schouder kunt tikken.

Gelukkig zijn er een aantal hele nuttige hulpmiddelen die samenwerken makkelijker en leuker maken! Enkele voorbeelden hiervan zijn:

Miro
We zijn grote fans van Miro. Miro is een gratis en gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor brainstormsessies. Je kunt er met je team in springen en direct je ideeën opschrijven. Er zijn veel verschillende structuren om deze sessies te organiseren en Miro biedt ook tal van sjablonen die je kunt gebruiken.

Whimsical
Whimsical is een online tool waarmee je in real-time kunt samenwerken. Je kunt er flowcharts mee maken en ideeën uitwisselen.

Figma
Figma is een tool voor samenwerkend ontwerpen. Je kunt de muisbewegingen van anderen zien en op verschillende onderdelen feedback geven.

Tools

Die tools zijn handig om gelijktijdig samen te werken. Maar er zijn meer tools die bijna onmisbaar zijn als het gaat om op afstand samenwerken:

• slack. instant messaging.
• Zoom/teams/google meet.
• Dropbox is een service voor bestandsbeheer en het delen van assets. Het team kan hier altijd bij.
• 1password. Het is belangrijk om een wachtwoordmanager te gebruiken. Met zo'n tool kan niet iedereen toegang krijgen tot dezelfde wachtwoorden.
• Notion. Binnen ons team is Notion ons handboek en onze wiki. Je kunt er allerlei documenten in kwijt, zoals strategie, doelen en alles wat je maar wilt leren.
• Asana. Asana is de tool die wij gebruiken voor project management

Meetings! Hoeveel en hoe?

Een valkuil waar je snel in stapt als je begint met remote werken in je team, is om veel vergaderingen te hebben over allerlei verschillende onderwerpen... Maar is dit wel de beste aanpak? Bedenk het eens zo:

“When you have a meeting between five people for an hour, this costs you not just one but five hours.”

Kevan Lee

Ik wil graag een goede optie met je bespreken om een dag vol meetings te voorkomen: asynchrone communicatie. Dit betekent dat de communicatie niet tegelijkertijd hoeft te plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld via notities en Slack. Simpel gezegd is het de tegenhanger van synchrone communicatie, waarbij de communicatie wel tegelijkertijd verloopt, zoals bij een Zoom-meeting.

Om meer asynchroon te werken, kun je: tune share more_vert

• Minder vergaderingen inplannen. Hoeveel vergaderingen zouden eigenlijk vervangen kunnen worden door een document?
• Als je dan toch een vergadering hebt, zorg er dan voor dat je deze opneemt of aantekeningen maakt voor de mensen die niet kunnen aansluiten.
• Documenteer alles!
  Deel ervaringen. Wanneer je dingen leert deel deze dan met je collega's.

Als je je dit realiseert, is het tijd om na te denken over de vergaderingen die je wél wilt hebben. Vergaderingen zijn natuurlijk belangrijk en waardevol om de volgende redenen:

• Updates van je team;
• Start je dag efficiënt;
• Emoties: Je wil je positief voelen, gemotiveerd en energiek;
• Social contact;
• Nieuwe ideeën

Maar hoe zorg je ervoor dat je vergaderingen efficiënt zijn en iedereen er wat aan heeft?

• Wees voorbereid;
• Plan vergaderingen ruim van tevoren in en voeg vooraf informatie toe aan de agenda.
• Let op de tijd. Reserveer niet zomaar een uur als het ook in 15 minuten kan;
• Beperk het aantal actieve deelnemers;
• Wees duidelijk over het doel van de meetings;

Stel doelen!

Voor teamleden is het belangrijk om naast hun dagelijkse taken, het grotere geheel en de doelen die jullie samen met het bedrijf willen bereiken, te blijven zien.

Monthly’s/ quarterlies
Bij Wuzzon organiseren we maandelijks en per kwartaal een bijeenkomst. Dit is natuurlijk bedoeld voor de gezelligheid, maar ook om doelen te stellen en te praten over de toekomst van het bedrijf.

Als je doelen stelt, is het belangrijk om op een paar dingen te letten:

• Is het doel transparant en makkelijk toegankelijk?
• Zijn de doelen duidelijk geformuleerd met heldere resultaten en deadlines? (Is het doel meetbaar en behaalbaar?)
• Is er verantwoordelijkheid?

“Did you know that on average people need to hear a message seven times before they’ll consider taking action?”

Omdat mensen een boodschap vaker moeten horen om actie te ondernemen, is het belangrijk om je doelen te blijven communiceren! Bij Wuzzon geven we elke maandag een update over onze doelen, zodat iedereen op de hoogte blijft. We gebruiken ook een tool zoals Asana om de voortgang van die doelen te meten.

Een gelukkig team is een productief team!

We hebben je tips gegeven over het organiseren van vergaderingen, tools aangereikt om efficiënt te werken en ideeën gedeeld voor het stellen van doelen. Toch functioneert een team het beste wanneer de teamleden gelukkig zijn. En juist tijdens de pandemie hebben we geleerd dat werken op afstand ook kan leiden tot sociale isolatie,

“The number #1 problem workers experience during working remotely are burnouts and loneliness”.

Kevan Lee

Terwijl sommigen dolblij zijn met de flexibiliteit van thuiswerken, vinden anderen het lastig. Sommige mensen werken juist langer doordat de sociale praatjes tussen vergaderingen en de koffiemachine momentjes wegvallen. Vooral extraverte mensen kunnen hier moeite mee hebben en het is lastiger om oog te houden met alle collega's en hun mentale gesteldheid. Daarom is het belangrijk om erover te praten. Eén van de dingen met betrekking tot eenzaamheid is het erkennen ervan.

Enkele tips om je mentale gezondheid te onderhouden:

• Make space for time away from work during the day (this can be as simple as taking a walk, lunch elsewhere or turning off notifications. When you find it hard you can also plan in it your calendar)
• Versterk de banden tussen je teamleden en plan momenten in voor informele gesprekken.
• Praat met je teamleden over je eigen worsteling met eenzaamheid.
• Organiseer peer talks, gewoon voor de gezelligheid!

Collectieve werkplekken

Eén manier om eenzaamheid te voorkomen is werken in co-workingruimtes. We merken dat sommige mensen liever werken met collega's of gewoon even weg willen zijn van huis. We bieden onze teamleden daarom de mogelijkheid om een paar dagen per week op zo'n plek te werken. Iedereen is anders en het is fijn om je collega's de kans te geven om fysiek met anderen te werken. In co-workingruimtes kom je ook nieuwe gezichten tegen, omdat er allerlei verschillende mensen werken. Dit kan je creativiteit juist een boost geven doordat je op een andere plek bent. En er zijn wellicht minder afleidingen, want er zijn geen kinderen, partners,

Dit zijn een aantal tips en trucs die we het afgelopen jaar hebben geleerd. Vergeet niet dat niet alle hulpmiddelen en tips voor iedereen werken, maar het kan je wel op weg helpen!

We hadden onlangs onze App Marketing Roundtable waar we voor het eerst sinds COVID weer allemaal bijeen waren om te praten over belangrijke nieuwe trends en features in de wereld van app-marketing.